Notice of Privacy Practices

SYCAMORES: NOTICE OF PRIVACY PRACTICE

1. Our duties: We are required to safeguard your Protected Health Information (PHI), keep it private, and generally use or share information only as necessary to do our job. We must give you this Notice about our privacy practices that explains how, when, and why we may use or disclose your PHI.

We are required to follow the privacy practices described in this Notice, though we reserve the right to change our privacy practices and the terms of this Notice at any time. If we do so, we will post a new Notice at our facilities. You may request a copy of the new notice from Sycamores, Chief Privacy Officer, and it will also be posted on our website at www.Sycamores.org

2. How we use and disclose your Protected Health Information: We have a limited right to use and disclose PHI for a variety of reasons, including for purposes of treatment, payment, or our health care operations. For uses beyond that, we must have your written authorization unless the law permits or requires us to make the use or disclosure.

We will not sell your PHI to anyone, or sell access to it, unless you give us specific, written permission to do so.

There are special privacy protections for PHI that apply to HIV-related, alcohol and substance, mental health, and genetic information. Some parts of this Notice of Privacy Practices may not apply to such information. If you encounter any situations, involving questions about the release of this type of information, you may contact the Chief Privacy Officer, as listed at the end of this document.

3. When Sycamores must use and disclose PHI. We must use or share your PHI:

• With you or someone who has the legal right to act for you (a personal representative)
• With the Secretary of the Department of Health and Human Services, if requested, to make sure we are protecting PHI, and where we are required by law to do so. As Required by Law: We will disclose PHI about you when required to do so by international, federal, state or local law.

4. Sycamores has certain rights to use and disclose PHI. Generally, we may use or disclose your PHI for treatment, payment, or health care operations.

• For treatment: We may disclose your PHI to case managers, doctors, nurses, and others who are involved in providing your health and related care. For example, your PHI will be shared among members of your treatment team. Your PHI may also be shared with outside entities performing services relating to your treatment, such as community mental health agencies involved in provision or coordination of your care. We may also share information with other providers that assist him/her in treating you once you are no longer a client of Sycamores.
• To obtain payment: We may use/disclose your PHI in order to bill and collect payment for your health care services. For example, we may share your PHI with the Medicaid program, Los Angeles County Department of Mental Health, other government agencies, and/or a private insurer to determine eligibility or get paid for services that we deliver to you. The information on or accompanying the bill may include information that identifies you, as well as treatment or services provided.
• For health care operations: We may use/disclose your PHI in the course of operating our organization. For example, we may use your PHI in evaluating the quality of services provided, or disclose your PHI to our accountant or attorney for audit purposes. Since we are an integrated system, we may disclose your PHI to designated staff in our central office.

5. Additional sharing of your PHI by Sycamores may include the following:

• Directory: Unless you object, we may use your name, location in the facility, and general condition. This information may be provided to members of the clergy and to other people who ask for you by name.
• Notification: Unless you object, we may use or disclose information to notify or assist in notifying a family member, personal representative, or another person responsible for your care, your location and general condition.
• Communication with family: Unless you object, using our best judgment, may disclose to a family member, other relative, close personal friend or any other person you identify, health information relevant to that person’s involvement in your care or payment related to your care. We may also notify your family about your location or general condition or disclose such information to an entity assisting in disaster relief work.
• Contacting you: We may contact you to provide appointment reminders or information about treatment alternatives or other health related benefits and services that may be of interest to you.
• Fundraising: We may use your demographic information, including name, address, health insurance status, age, and gender, as well as other information, as allowed by law, for fundraising purposes, unless you choose to opt-out of such disclosure.
• Marketing: We may contact you as part of our marketing efforts, unless you choose to opt-out of such contact.
• Business Associates: We may disclose PHI to our business associates that perform functions on our behalf or provide us with services, if the information is necessary for such functions or services (i.e. – billing services, lab, etc.). All of our business associates are obligated, under contract with us, to protect the privacy of your information and are not allowed to use or disclose any information other than as specified in our contract.
• Research: We may disclose information to researchers if their research is approved by an Institutional Review Board or Privacy Board that reviewed it to ensure adequate protection of your health information.

Even without special approval, we may permit researchers to look at records to help them identify clients who may be included in their research project or for similar purposes, so long as they do not remove or take a copy of any PHI.

• Public health: As required or allowed by law, we may disclose your health information to public health, legal authorities, or others charged with preventing or controlling disease, injury, disability, or monitoring health related products.
• Health oversight and government functions: As required or allowed by law, we may release information to government agencies for health oversight (such as a fraud and abuse investigation), or for specialized government functions (such as national security). This includes organizations that provide oversight for our accreditation and licensing, and other agencies such as for compliance with civil rights laws.
• Whistleblower: Federal law allows for your health information to be released to an appropriate government agency or attorney, where a person believes in good faith that we have violated the law, or that we have not adhered to professional or clinical standards and are potentially endangering one or more clients, workers or the public.
• Law or Corrections: We may disclose health information for law enforcement purposes, in response to judicial or administrative requests, or in response to a subpoena. If you are an inmate of a correctional institution, we may disclose health information to the institution or its agents for the institution to provide you with continuous health care; to protect your health and safety or the health and safety of others; or for the safety and security of the correctional institution
• Lawsuits and Disputes: If you are involved in a lawsuit or a dispute, we may disclose PHI in response to a court or administrative law order. We may also disclose PHI in response to a subpoena, discovery request, or other lawful process by someone else involved in the dispute, but only if efforts to tell you about the request have been made or to obtain an order protecting the information is requested. In the event that a lawsuit against us is filed on your behalf, we may disclose PHI to our legal counsel for the purpose of preparing a defense and your PHI could be disclosed in open court proceedings and documents that are available to the general public.
• To avert threat to health or safety: In order to avoid a serious threat to health or safety, we may disclose PHI as necessary to law enforcement or other persons who can reasonably prevent or lessen the threat of harm.
• Information about decedents: We may disclose health information to funeral directors, medical examiners, and coroners for them to carry out their duties. Consistent with applicable law, we may disclose health information to organ procurement organizations or other entities engaged in the procurement, banking, or transplantation of organs for the purpose of tissue donation and transplant. We may also disclose PHI to those people who provided direct care to you, such as your family and friends, in the event of your death.
• Workers Compensation: We may disclose health information, to the extent authorized, to comply with laws relating to workers compensation or other similar programs established by law.

6. Other uses and disclosures require your permission. We must have your written authorization (permission) for other uses or disclosures of PHI not included in this Notice. Authorizations can be revoked by you, in writing, at any time to stop future uses/disclosures but this will not affect actions that we have already taken. Once you give us authorization to release your Personal Health Information (PHI), we cannot guarantee that the recipient to whom the information is provided will not disclose the PHI. You may revoke your authorization at any time by submitting a written request to our Chief Privacy Office (contact information is at the end of this document), except to the extent that we have already acted in reliance on your authorization.

Additional Information About Your Rights

As summarized above, you have the following rights relating to your health record:

To inspect and copy: Unless your access is restricted for documented treatment or other reasons allowed by law, you have a right to see your health record upon your written request. We will respond to your request within 30 days. If we deny your access, we will give you written reasons and explain any right to have the denial reviewed. If you want copies of your PHI, a charge for copying may be imposed. You have a right to choose what portions of your information you want copied and to have prior information on the cost of copying. If we have maintained the requested PHI in electronic form, you may request to receive it in an electronic format i.e. – (pdf or equivalent).

To request amendment: If you believe that there is a mistake or missing information in our record of your PHI, you may request, in writing, that we correct or add to the record. We will respond within 60 days of receiving your request. We may deny the request if we determine that the PHI is: (i) correct and complete; (ii) not created by us and/or not part of our records, or (iii) not permitted to be disclosed. Any denial will state the reasons for denial and explain your rights. If we approve the request for amendment, we will change the PHI and so inform you, and tell others that need to know about the change in the PHI.

To find out what disclosures have been made: You have a right to obtain a list of: when, to whom, for what purpose, and what content of your PHI has been disclosed for a period up to six years prior to your request. There are some exceptions such as: a disclosure for treatment, payment, and health care operations. We will respond to your written request for such a list within 60 days of receiving it. The first list you request within a 12-month period will be free. For additional lists, we may charge you for the cost of providing the list.

To request restrictions on uses/disclosures: You have the right to ask that we limit how we use or disclose your PHI. We will consider your request, but are not required to agree to the restriction. If we agree to any restrictions on our use or disclosure of your PHI, we will put the agreement in writing and abide by it except in emergency situations. One exception exists. It allows you to restrict PHI provided to your health insurance plan regarding any health care items or services for which you have paid out of pocket, in full, at the time the service is provided. We will agree to such requests to restrict disclosure of PHI unless required by law to provide the information or in emergency situations.

Health Information Exchange: We, along with other health care providers in the Los Angeles County area (Departments of: Health, Public Health and Mental Health) may participate in one or more Health Information Exchanges (HIE). An HIE is a community-wide information system used by participating health care providers to share your health information for treatment purposes. Should you require treatment from a health care provider that participates in one of these exchanges who does not have your medical records or health information, that health care provider can use the system to gather your health information in order to treat you. We will include your health information in this system. If you would prefer your information not be shared with the HIE (opt-out) or have previously opted out of HIE participation and would like to share your information with the HIE (opt-in) please notify your Treatment Team and they can help you change your preference using the HIE Change of Sharing Status form. Even if you opt-out of your information being shared, your health information relating to public health reporting and controlled dangerous substances information will still be available to providers through the HIE(s) as permitted by law.

To choose how we contact you: You have the right to ask that we send you information at an alternative address or by an alternative means (such as by mail instead of by telephone). We will agree to your written request (completed form) as long as it is reasonably easy for us to do so.

To opt out of receiving or participating in fundraising / marketing activities and communications at any time: If you wish to opt out, please indicate it on the acknowledgement form that you are asked to sign, showing that you have been provided with the information contained in this Notice. If you, later, decide you do want to be involved with fundraising or marketing activities, you can contact the Sycamores Chief Privacy Officer, as listed in the last section of this Notice, to inform us of the change.

To receive this notice: You have a right to receive a paper copy of this notice and/or an electronic copy by e-mail upon request.

Who to Contact

1. Contact person for information or to submit a complaint: If you have questions about this Notice, your rights about health information, or any complaints about our privacy practices, please contact:

Sycamores, Chief Privacy Officer
840 N. Avenue 66
Los Angeles, CA 90042
(626) 395-7100
The email address: compliance@sycamores.org or you may access this through our website, found at www.sycamores.org

2. Additional complaint information: If you think we may have violated your privacy rights, or you disagree with a decision we made about access to your PHI, you may also file a written complaint with the U.S. DEPARTMENT OF HEALTH AND HUMAN SERVICES.

Health and human services officials can be contacted at:
Region IX, Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
90 7th Street, Suite 4-100
San Francisco, CA 94103
Voice Phone (800) 368-1019. FAX (415) 437-8329
You may also file a complaint at this link: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints

We will not take any retaliatory action against you if you make complaints.

NOTICE OF PRIVACY PRACTICES
THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION (Personal
Health Information or “PHI”) ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED. IT ALSO CONTAINS HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

Understanding Your Health Record/Information

Sycamores creates a record of your provider visits, counseling sessions, and other services you receive as a Sycamores client. Typically, this record contains your name and other personal information, information about your eligibility to receive services, symptoms, diagnoses, treatment, and a plan for future care or treatment. For example, this information serves as a:

• Basis for planning your care and treatment
• Means of communication amongst other health care providers in the Los Angeles County area (Departments of: Health, Public Health and Mental Health) may participate in one or more Health Information Exchanges (HIE). An HIE is a community-wide information system used by participating health care providers to share health information about you for treatment purposes
• Means to verify that services billed were actually provided
• A tool for assessing quality of care and for facility planning
• A source of information for public health and other officials charged with overseeing and improving the health and health care of the nation

Individually identifiable information about your past, present, or future health or condition and the provision of health care to you is considered “Protected Health Information” (“PHI”), and includes the examples above.

Your Health Information Rights. Although your record is the physical property of Sycamores, you have the right, as further detailed in this notice, to:

• Obtain a paper copy of this notice
• Inspect, copy, and request changes to your health record
• Obtain a list of many of the disclosures of your health
• Request confidential communications of your health information
• Request a restriction on certain uses or disclosures of your information
• Revoke your authorization to use or disclose health information except to the extent that action has already been taken
• Be notified of a breach that may have compromised the privacy or security of your PHI
• Request that we communicate with you about PHI in a certain way or at a certain location
• To opt-out of fundraising communications at any time
• Opt-out or opt-in of Health Information Exchange

Las responsabilidades de Sycamores

1. Nuestras responsabilidades: se nos exige proteger su PHI, mantener en privado, y por lo general usar y compartir la información sólo cuando sea necesario para hacer nuestro trabajo. Nosotros debemos darle éste aviso sobre la privacidad de nuestras prácticas, que explica cómo, cuándo, y el porque podríamos usar o revelar su PHI.

Se nos exige dar cumplimiento a las prácticas de privacidad que se describen en éste aviso, sin embargo, nos reservamos el derecho de cambiar nuestra practica de privacidad y el termino de éste aviso en cualquier momento. De hacerlo, será publicado el nuevo aviso en nuestras oficinas. Usted puede solicitar una copia del nuevo aviso con el Jefe de Privacidad de Sycamores, y también estará disponible en la página electrónica www.sycamores.org.

2. Cómo usamos y revelamos su información de salud protegida: Por una variedad de razones, estamos limitados para usar y revelar su PHI, por sus siglas en inglés, que incluye el propósito de tratamiento, pagos, o nuestras operaciones del cuidado de la salud. Para otros efectos, debemos tener su autorización por escrito a no ser que la ley lo permita o que nos requiera usar o revelar dicha información.

No venderemos su PHI a nadie o venderemos el acceso a ello, a menos que nos dé el permiso específico, escrito de hacer así.

Existen protecciones especiales de privacidad de la PHI que se aplican a relacionadas con el HIV, alcohol y sustancias, salud mental e información genética. Algunas partes de este aviso de prácticas de privacidad no se apliquen a dicha información. Si usted se encuentra cualquier situación, con preguntas sobre la publicacion de este tipo de información, puede comunicarse con el Jefe de Privacidad, mencionado al final de este documento.

3. Cuándo es que Sycamores debe usar o revelar su información de PHI.
Debemos usar o revelar su PHI:

• Con usted o alguien quien tiene derechos legales para actuar por usted (un representante personal)
• Con la Secretaría del Departamento de Salubridad y Servicios Humanos, sí lo solicitan, para asegurarse de que estamos protegiendo el PHI, y Cuando la ley requiera que lo hagamos

4. Sycamores tiene ciertos derechos para usar y revelar PHI. Por lo general, podríamos usar o revelar su PHI para un tratamiento, pagos, o administrar el cuidado de la salud.

• Para tratamiento: Podremos revelar su PHI al administrador de su caso, médicos, enfermeras, y otros que participan en proporcionarle cuidado de la salud y asuntos relacionados. Por ejemplo, su PHI se compartirá con los miembros de su equipo médico. Su PHI podría también ser compartido con entidades externas que proporcionan servicios que están relacionados a su tratamiento, tales como las agencias de salud mental de la comunidad que participan en el suministro o coordinación de su cuidado. Podríamos también compartir dicha información con otros proveedores que ayudan en el tratamiento de el/ella una vez que ya usted no sea cliente de Sycamores
• Para obtener pago: Podremos usar/revelar su PHI para poder facturar y obtener pago por el tratamiento y servicios médicos que le prestamos. Por ejemplo, podríamos compartir su PHI con el programa de Medicaid, El Departamento de Salud Mental del Condado de Los Ángeles, otras entidades gubernamentales, y/o compañías de seguros privados para determinar si califica o para recibir pago por servicios que se le proporcionaron. La información que acompaña la factura podría incluir información que lo identifica a usted, así como el tipo de servicio que se le proporciono.
• Para administración del cuidado de la salud: Podremos usar /revelar su PHI con el fin de poder realizar las actividades necesarias en nuestra organización. Por ejemplo podríamos usar su PHI para evaluar la calidad de los servicios que se le proporcionan, o revelar su PHI a nuestros contadores o abogados para auditar el proceso. Ya que somos un sistema integrado, podríamos revelar su PHI al personal designado en nuestras oficinas centrales.

5. Distribución adicional de su información médica protegida por Sycamores puede incluir los siguiente:

• Directorio: A menos que se oponga, podemos usar su nombre, ubicación en las instalaciones, y su condición en general. Esta información se podrá proporcionar a los miembros del clero u otras personas que pregunten por usted usando su nombre.
• Notificación: A menos que se oponga, podemos usar o revelar la información para notificar o ayudar a notificar a un familiar, representante personal, u otra persona responsable por su cuidado, su posición y condición general.
• Comunicación con la familia: A menos que se oponga, usando nuestro mejor criterio, podemos revelar la información a un familiar, u otro pariente, amigo cercano o cualquier otra persona que usted elija, la información de la salud relevante a la participación de esa persona en su cuidado. También podemos notificar su familia acerca de la ubicación y su condición en general.
• Comunicación con usted: Podemos comunicarnos con usted para recordarle de las citas o para darle información sobre los tratamientos alternativos u otros beneficios relacionados a la salud y servicios que le pueden interesar.
• Recaudación de fondos: Podemos usar su información demográfica, incluyendo su nombre, dirección, estado de seguro médico, edad, y sexo, como también otra clase de información como lo permita la ley, para recaudar fondos, al menos que usted nos indique lo contrario.
• Mercadeo: Podemos comunicarnos con usted como parte de nuestro mercadeo, al menos que usted nos indique lo contrario.
• Socios de negocio: Podemos revelar PHI a nuestros socios que realizan funciones en nuestro nombre o nos proporcionan servicios; si la información es necesaria para tal función o servicios (ejemplo- facturación de servicios, laboratorio, etc.). Todos nuestros socios están obligados, bajo contrato, con nosotros, para proteger la privacidad de su información y no están autorizados a revelar o usar ninguna información al menos que este especificado en nuestro contrato.
• Estudios: Podemos revelar su información a investigadores sí dichos estudios son aprobados por la Junta de Revisión Institucional o Junta de Privacidad, La Junta que revisa y se asegura que la información de su salud tenga una protección adecuada. Incluso sin aprobación especial, podemos permitir a los investigadores a ver el registro con el fin de identificar consumidores que pueden ser incluidos en su proyecto de investigación o propósito similar, tanto no retiren, ni hagan copias de su PHI.
• Salud Pública: Tal como lo requiere y exige la ley, podríamos revelar la información de su salud al Departamento de Salubridad, autoridades legales, u otras organizaciones competentes ha cargo de prevenir y controlar enfermedades, incapacidad, o que monitorean productos del cuidado de la salud.
• Supervisión de la Salud y funciones gubernamentales: Tal como lo requiere y exige la ley, podemos revelar su información ha agencias gubernamentales para la supervisión de la salud (como la seguridad nacional). incluye organizaciones que proveen supervisión para la acreditación y la concesión de licencias, y otros organismos, tales como el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.
• Personas que denuncian la existencia de prácticas ilegales: La ley federal permite que se revele su información de salud a agencias gubernamentales pertinentes o abogados, cuando la persona de buena fe cree que hemos infringido la ley, o que no hemos adherido a las normas profesionales o clínicas y potencialmente ponen en peligro a uno o más consumidores, trabajadores o el público en general.
• Ley o correcciones: Podríamos revelar información de la salud por cuestiones legales, en respuesta a una petición judicial o administrativa, o en respuesta a un citatorio. Si usted es un preso de una institución correccional, podríamos revelar la información de su salud a la institución o agentes para que la institución le brinde atención médica constante; para proteger su salud y seguridad de usted u otros; o para la salud y la seguridad y protección de la institución correccional.
• Demandas y Disputas: Si esta envuelto en una demanda o disputa, podemos revelar su PHI en respuesta de una orden de la corte o derecho administrativo. También podemos revelar en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por otra persona involucrada en la disputa, Pero sólo si se han realizado esfuerzos para decirle acerca de la petición u obtener una orden protegiendo la información se solicita. En caso de que se presente una demanda contra nosotros en su nombre, podemos divulgar PHI a nuestra asesoría legal con el fin de preparar una defensa y su PHI puede ser divulgada en un proceso judicial abierto y documentos que están disponibles para el público en general.
• Para evitar una amenaza a la salud o seguridad: Para poder evitar una amenaza seria para la salud o la seguridad, de ser necesario podríamos revelar su PHI a las fuerzas del orden u otras personas que podrían prevenir o minimizar la amenaza o daño.
• Información acerca de difuntos: podemos revelar la información de su salud a directores de funerarias, Examinadores médicos y forenses para que pueden desempeñar sus funciones. De acuerdo con las leyes vigentes, podríamos revelar la información de su salud a organizaciones de obtención de órganos u otras organizaciones que se encargan de obtener, guardan, o transplantes de órganos con la finalidad de donar o transplantar.
• Compensación al trabajador: Podríamos revelar la información de su salud a las personas autorizadas, para cumplir con las leyes relacionadas con la compensación del trabajador u otro programa similar según lo indica la ley.

6. Otros usos y revelaciones requieren de su autorización. Debemos contar con su autorización por escrito (consentimiento) para otros usos o revelaciones de su PHI que no incluye ésta notificación. La autorización puede ser revocada por usted, por escrito, en cualquier momento para el uso/revelaciones futuras, pero esto no afectará las acciones que ya se hayan tomado. Cuando autoriza que revelemos su PHI, no podemos garantizar que el recipiente a quien la información se proporciona no revelará PHI. Usted puede revocar la autorización en cualquier momento por medio de una petición por escrito al Jefe de Privacidad (a la dirección escrita al final de este aviso), excepto en la medida en que ya hemos actuado en dependencia de su autorización.

Información adicional sobre sus derechos. En resumen, usted tiene los siguientes derechos sobre su historial de salud:

Examinar y Copiar: A no ser que su acceso este restringido por un tratamiento documentado u otras razones permitidas por ley, usted tiene el derecho de ver su historial de salud después de una solicitud por escrito. Nosotros responderemos a su petición en un termino de 30 días, si se le niega el acceso le daremos nuestras razones por escrito y le explicaremos cualquier derecho que tenga para que se revise el rechazo. Si usted desea copias de su PHI, podría tener un cargo por hacer las copias. Usted tiene el derecho de escoger que porción de su información quiere copiar y obtener la información de cuanto le costará antes de hacer las copias. Si hemos mantenido la PHI solicitada en forma electrónica, usted puede solicitar para recibir en formato electrónico.

Para solicitar una corrección: Si usted cree que hay un error o falta información en su historial de PHI, usted puede solicitar, por escrito que se corrija o que se añada al historial. Nosotros le responderemos en un termino de 60 días después de haber recibido la solicitud. Podríamos rechazar el cambio si se determina que su PHI esta: (i) correcto y completo; (ii) si no lo hicimos nosotros y/o o no es parte de nuestro récord, o (iii) si no se permite que se revele. Por cualquier rechazo se le dará las razones y se le explicará de sus derechos. Si aprobamos su petición para corregir, cambiaremos el PHI, y le informaremos, también informaremos a los que necesitan saber sobre el cambio de su PHI.

Para saber que revelaciones se han hecho. Usted tiene el derecho de obtener una lista de: cuándo, quien, con que propósito, y que contenido de su PHI a sido revelado. Hay algunas excepciones tales como: revelación de tratamiento, pago, y operaciones de cuidado de salud. Responderemos a su petición por escrito en un término de por lo menos 60 días después de recibir su petición. La primera petición de una lista durante el periodo de 12 meses será gratis. Para listas adicionales, podemos cobrar por el costo de proporcionar la lista.

Para solicitar restricción en el uso/revelaciones: Usted tiene el derecho de pedir que nos limitemos en como usamos o revelamos su PHI. Nosotros vamos a considerar su petición, pero no se nos exige que estemos de acuerdo con la restricción. Si estamos de acuerdo con alguna restricción en nuestro uso o revelación de su PHI, pondremos dicho acuerdo por escrito y lo acataremos, excepto en caso de situaciones de emergencia. No podemos estar de acuerdo en limitar el uso revelaciones que la ley pueda requerir.

Intercambio de Información Médica: Nosotros, junto con otros proveedores de atención médica en el área del condado de Los Ángeles (Los departamentos de: Salud, Salud Pública y Salud Mental) podemos participar en uno o más Intercambios de Información Médica (HIE por sus siglas en inglés). Un HIE es un sistema de información comunitario utilizado por los proveedores de atención médica participantes para compartir su información médica con fines de tratamiento. Si llegara a necesitar tratamiento de un proveedor de atención médica que participa en uno de estos intercambios y no tienen sus registros médicos o información de salud, ese proveedor de atención médica puede usar este sistema para obtener su información de salud para poder tratarlo. Incluiremos su información de salud en este sistema. Si prefiere que su información no se comparta en el sistema HIE (optar por no participar) o ha optado previamente por no participar en el sistema HIE y ahora le gustaría compartir su información con el HIE (optar por participar), avísele a su Equipo de Tratamiento y ellos podrán ayudarlo a cambiar esta opción utilizando el formulario Cambio de Estado de Uso Compartido de HIE. Incluso si opta por no compartir su información, su información de salud relacionada con los informes de salud pública y la información sobre sustancias peligrosas controladas seguirá estando disponible para los proveedores a través de los HIE según lo permita la ley.

Para escoger como nos comunicamos con usted: Usted tiene el derecho de solicitar que le enviemos su información a una dirección alternativa o por medios alternativos (por correo en vez de por teléfono). Estaremos de acuerdo con su solicitud por escrito (forma completa) mientras que sea razonable y que podamos llevar a cabo.

Para recibir éste aviso: usted tiene el derecho de recibir una copia por escrito de éste Aviso y/o una copia electrónica por correo electrónico cuando lo solicite.

Con quien comunicarse

1. El contacto para obtener información o para levantar una queja: Si usted tiene una pregunta acerca de éste aviso, sus derechos sobre la información de su salud, o cualquier queja sobre nuestra práctica de privacidad, favor de comunicarse:

Sycamores, Jefe de Privacidad
840 N. Avenue 66
Los Angeles, CA 90042
(626) 395-7100
Correo electrónico: compliance@sycamores.org
Usted puede tener acceso mediante nuestra página electrónica www.sycamores.org.

2. Información adicional sobre quejas: Si usted piensa que hemos violado sus derechos de privacidad, o no está de acuerdo con la decisión que hemos tomado sobre el acceso a su PHI, usted también puede levantar una queja por escrito con el DEPARTAMENTO DE SERVICIOS HUMANOS Y SALUBRIDAD DE LOS ESTADOS UNIDOS.

AVISO DE PRACTICAS DE PRIVACIDAD
EN ÉSTE AVISO SE DESCRIBE LA MANERA EN QUE SE PODRA USAR Y REVELAR SU INFORMACIÓN MÉDICA (INFORMACION MEDICA PERSONAL O “PHI”) Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A LA MISMA. FAVOR DE REVÍSERLA CON MUCHO CUIDADO.

Entendiendo Su Registro/Información de salud

Sycamores registra sus visitas a los proveedores, sesiones de consejería, y otros servicios que usted recibe como paciente de Sycamores. Por lo general, éste registro contiene su nombre, y otra información personal, información sobre si reúne los requisitos para recibir servicios, síntomas, diagnósticos, tratamientos, y para programar futuros cuidados o tratamientos. Por ejemplo, ésta información sirve como:

• Una base para programar su cuidado y tratamiento
• La comunicación entre otros proveedores de atención médica en el área del Condado de Los Ángeles (Los departamentos de: Salud, Salud Pública y Salud Mental) pueden participar en uno o más Intercambios de Información Médica (HIE). Un HIE es un sistema de información comunitario utilizado por los proveedores de atención médica participantes para compartir información de salud sobre usted con fines de tratamiento
• Medios para verificar que los servicios que se le facturaron fueron proporcionados
• Una herramienta para evaluar la calidad del cuidado y coordinación
• Una fuente de información para la salud pública y otras agencias encargadas de velar y mejorar la salud y el cuidado de la salud en la nación

Información individualmente identificable sobre su pasado, presente o futura condición médica, los servicios de cuidado de la salud que se le otorgan, o pagos por cuidado de la salud son considerados “Información de la Salud Protegida” (“PHI”), por su siglas en inglés, e incluye los ejemplos antes mencio

Sus derechos sobre su Información de Salud
Aunque su registro es propiedad física de Sycamores, usted tiene el derecho, tal Como se menciona en éste aviso más adelante en detalle a:

• Obtener una copia de éste aviso
• Revisar, copiar, y solicitar cambios a su registro de salud/li>
• Obtener una lista de a quienes se les a revelado la información de su salud
• Solicitar comunicaciones confidenciales de su información de salud
• Solicitar una restricción para el uso o revelación de su información
• Revocar la autorización del uso o difusión de la información de salud excepto cuando la acción ya se ha llevado a efecto
• Ser notificado (a) en caso de incumplimiento que pueda comprometer la seguridad y privacidad de su PHI
• Pedir que nos comuniquemos con usted sobre su PHI en cierta forma o en cierto lugar/li>
• No recibir comunicaciones sobre recaudación de fondos a ninguna hora
• Optar por no participar u optar por participar en el intercambio de Información Médica

Puede contactar al representante del Departamento de Servicios
Humanos y Salubridad:
Region IX, Office for Civil Rights
U.S. Department of Health and Human Services
90 7th Street, Suite 4-100
San Francisco, CA 94103
(800) 368-1019 FAX (415) 437-8329
También pude presentar una queja usando este enlace
www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/

No tomaremos ninguna acción vengativa contra usted si hace quejas.